Organisasjonsplan

Trondhjems Kajakklubb

Vedtatt på årsmøte 2019, endringer i 2020 i rødt.

Visjon

Trondhjems Kajakklubbs (TKK) formål er å være et samlingspunkt i Trondheimsområdet for kajakkpadlere.

Trondhjems Kajakklubb skal ha et miljø for trygge padle- og naturopplevelser i et godt sosialt miljø. Klubben skal framstå som attraktiv både for erfarne padlere og nybegynnere, enten man padler ofte eller sjeldent.

Om klubben

Trondhjems Kajakklubb er tatt opp som medlem i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite/NIF. TKK er medlem av NIF gjennom Sør-Trøndelag idrettskrets og er i tillegg medlem av Norges padleforbund. TKK hører hjemme i Trondheim kommune, og er medlem av Trondhjems idrettsråd. TKK er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer.

Vedtektene til klubben er i samsvar med NIFs lovnorm, og godkjent av idrettskretsen.

Medlemskap

Medlemskap i Trondhjems Kajakklubb er først gyldig og regnes fra den dag kontingent er betalt. For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha vært tilsluttet idrettslaget i minst 1 måned og ha betalt kontingent.

Medlemskontingenten gjelder fra 1. mars – 28./29. februar (medlemsåret). Det er halv kontingent på medlemskap som tegnes etter 1. oktober, og ved innmelding etter 1. januar gjelder medlemskontingenten også for neste medlemsår.

Årsmøtet

• Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet.
• Årsmøtet blir avholdt en gang i året.
• Årsmøtet er for medlemmer i klubben.
• Innkalling til årsmøtet skal skje en måned før årsmøtet avholdes. Innkalling annonseres på nettet og legges ut til medlemmene. Innkomne forslag skal være styret i hende to uker før årsmøtet og sakspapirene skal sendes ut 1 uke før.
• Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i vedtektene.
• Protokollen fra årsmøtet skal godkjennes og signeres av to medlemmer, og legges ut på klubbens internettsider.
• Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid og alle som ønsker å bli med å bestemme hvordan klubben skal drives bør stille på årsmøtet.
• Valg
  • Styre skal velges i henhold til vedtektene. Antall styremedlemmer og varamedlemmer fastsettes av årsmøtet gjennom vedtektene, § 15, pkt. 10.
  • Vervene har en varighet på to år. Leder, kasserer og 1 styremedlem velges samme år, mens nestleder og 1 styremedlem velges året etter. Varamedlemmer velges for ett år.
  • Det skal på årsmøtet velges gruppesjefer og administrasjonsstab i henhold til organisasjonsplanen. Disse vervene har en varighet på ett år.

Valgkomite

Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver. Den har ansvar for personalmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer/- medarbeidere etter nøye vurderinger av medlemsmassen.

Valgkomiteen plikter:

• å diskutere ulike kandidater for styreoppdrag med medlemmene.
• forespørre aktuelle kandidater til styreverv.
• å gjennomgå for styret og medlemmene hvilke nomineringer som vil bli foreslått.
• før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på  nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet.
• å presentere valgkomiteens forslag under årsmøtet.

Styrets oppgaver

Klubbens styre velges på årsmøtet og er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret består av 5 personer (leder, nestleder, kasserer og 2 styremedlemmer), jmfr. § 15, pkt. 10 i vedtektene. Det sittende styret fordeler arbeidsoppgaver mellom styremedlemmene.

Styret skal:

• Planlegge lagets totale drift, herunder målsetting, strategi, budsjett og regnskap.
• Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser.
• Forestå lagets daglige ledelse og representere dette utad, også ved å ivareta lagets interesser overfor det offentlige gjennom kontaktutvalget.
• Vurdere de økonomiske behov innen laget og fordele midlene til de enkelte grupper etter opptrukne planer og godkjente budsjett. Tilskudd fra det offentlige, inntekter fra ikke-idrettslig virksomhet og lagskontingenten disponeres av lagets styre.
• Det ligger i styrets mandat å opprette nødvendige komiteer for å gjennomføre kommende aktiviteter og gjøremål. Det skal utarbeides en instruks for arbeidet, og utpekes en leder som skal lede og koordinere arbeidet til komiteen, samt rapportere til styret om komiteens arbeide.

Økonomi

Vi skal beholde vår trygge økonomi og økonomiske handlefrihet, samt ha god styring på vår økonomi. For å oppnå dette skal vi følge bestemmelsene i «Idrettens Regnskaps- og Revisjonsbestemmelser».

I tillegg:

• Styret er juridisk ansvarlig for lagets økonomi.
• Alle innkjøp skal godkjennes av kasserer og leder.
• Det er tegnet underslagforsikring for de som disponerer kontoene.
• Ha en ajourført oversikt over godtgjørelser til tillitsvalgte.

Klubbens styre utarbeider budsjett for hvert kalenderår. Til sammen utgjør alle gruppebudsjetter TKK sitt hovedbudsjett. Den enkelte gruppeleder har et oppfølgingsansvar når det gjelder gruppas økonomi i forhold til det vedtatte budsjettet. Alle avtaler som er økonomisk bindende for idrettslaget og dets grupper skal godkjennes av hovedstyret, og underskrives av idrettslagets leder.

Revisorer

Revisor skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser, og om styret har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser.

Grupper

Klubbens aktiviteter er organisert i ulike disipliner; hav, elv, polo og flattvann. I tillegg er aktiviteten for juniorer ivaretatt i en egen juniorgruppe.

Gruppene ledes av en person som velges på årsmøtet, og gruppene organiserer seg selv. På årsmøtet skal det velges:

• Havsjef m/vara
• Elvesjef m/vara
• Polosjef m/vara
• Flattvannsjef
• Juniorsjef m/vara

Gruppeleder er ansvarlig for å innkalle til møte etter behov eller når styret forlanger det. Undergrupper kan ikke inngå avtaler eller representere laget utad uten styrets godkjennelse. For gruppens økonomiske forpliktelser, hefter hele laget. Gruppene har også et ansvar for at nødvendig informasjon om aktiviteter og status for hver enkelt gruppes idrett legges ut på TKK sine hjemmesider. Gruppene legger fram for årsmøtet melding om sin virksomhet, herunder sportslige.

Administrasjon

Administrasjonsstaben velges på årsmøtet, og har ansvar for drift av klubben og klubbhuset, og består av: (en person kan ha flere roller)

• Hussjef m/vara
• Websjef
• Reolsjef og medlemsadministrator
• Sosialsjef

Kommunikasjon

Formelle beskjeder fra klubbens ledelse (styret, grupper og administrasjon) skal gis gjennom e-post og beskjed på klubbens nettside.

Facebook brukes til uformell kommunikasjon mellom medlemmene.

Klubbhus

Lagets klubbhus ligger på Skansen, Nedre Ila nr. 12. Trondhjems Kajakklubb ved sine medlemmer eier idrettslagets eiendommer.

Trondhjems Kajakklubb

Postadresse: Postboks 9167 - Ilsvika, 7428 Trondheim

Anleggsadresse: Nedre Ila 12, 7018 Trondheim

Internettadresse: www.tkk.no

Klubbhuset krever jevnlig vedlikehold, både innendørs og utendørs. Vask av klubbhuset er alle medlemmenes ansvar. Dugnad er i utgangspunktet frivillig å stille opp på, men styret forventer at medlemmene stiller opp på dugnad til felles beste når man har anledning. Årsmøtet i klubben kan i særlige tilfeller pålegge medlemmer å stille på dugnad der dette er en forutsetning for at vi skal kunne holde hus og utstyr vedlike.

Regler for klubbreoler

Et medlemskap gir rett til 1 reolplass. Medlemmet må ha betalt medlemskontingent og reolavgift innen fastsatt frist for å få/beholde reolplass, og ved venteliste er det krav til minimum aktivitetsnivå i løpet av året for å beholde reolplassen. Det er mulig å sette seg på venteliste for reolplass dersom det ikke er ledige plasser. For å beholde plassen på ventelisten må medlemskontingent betales innen fastsatt frist.

For å beholde reolplassen må det padles minst 15 godkjente turer i perioden 1. november‐ 31.oktober. Turene skal registreres både i loggboka og reolkartoteket. Reolkortet må være ferdig utfylt innen 1. november.

Kravene for å føre opp turen på reolkortet er:

• Det gjennomføres en tur fra enten Skansen eller Østmarkneset, uansett hvor man har reolplass, og uansett om man bruker egen båt eller klubbkajakk.
• Kun 1 tur kan registreres per dag.  
• Kun den personen som står oppført på plassen kan føre turer på reolkortet. Dvs. man kan f.eks ikke låne ut kajakken til samboer/ektefelle, andre familiemedlemmer eller venner og føre opp turen på reolkortet.  
• Reolplass på Østmarkneset:
  • Hvis kajakken benyttes andre steder enn ut fra/til Østmarkneset, registreres det kun som 1 tur både i loggboka og på reolkortet. Dette gjelder selv om det padles over flere dager. Dvs. hvis man tar med seg kajakken på helgetur eller i ferier registreres det kun som 1 tur (forutsatt at de andre kravene er oppfylt).
• Reolplass på Skansen
  • Hvis kajakken benyttes andre steder enn ut fra/til Skansen er det kun turer arrangert av TKK/NPF som skal registreres. Disse turene registreres kun som 1 tur både i loggboka og på reolkortet. Dette gjelder selv om det padles over flere dager. Dvs. hvis man tar med seg kajakken på helgetur/sommertur i regi av TKK/NPF registreres det kun som 1 tur (forutsatt at de andre kravene er oppfylt).
  • Hvis kajakken benyttes andre steder enn ut fra/til Skansen i privat regi, skal disse turene ikke føres på reolkortet.

Hvis regler for reolplass ikke overholdes, gis det beskjed om at kajakken må hentes og at nøkkelen må leveres tilbake til reolsjef. Reolsjef vil gi beskjed til kasserer om at depositumet må tilbakebetales når nøkkel er mottatt. Hvis reolsjefen ikke får respons på denne henvendelse etter en måned, blir båten fjernet og lagret på eiers regning; lagerleie er ett års hovedmedlemskap. Hvis leie ikke betales etter ett år har styret rett til å auksjonere bort båten.

Retningslinjer for klubbturer

Retningslinjene har som formål å sørge for at klubbturer gjennomføres slik at alle deltakere får en god opplevelse. Retningslinjene skal gjelde for alle klubbturer, og gjøre det klart hva som forventes av turansvarlige og turledere. 

Trondhjems Kajakklubb ønsker å formidle gode verdier og holdninger for turdeltakere. Som turleder er man et forbilde for andre, og TKK ønsker at turansvarlige og turledere er inkluderende og ansvarlige både sosialt og gjennom turledelse. 

På alle klubbturer skal det utpekes en ansvarlig hovedleder som har overordnet ansvar fra avreise l hjemkomst. Hovedleder for klubbturen skal sørge for nødvendig informasjon før avreise, f.eks med informasjonsmøte for medlemmene, og sørge for oppdatert deltakerliste med telefonnummer l alle deltakerne. 

Hovedleder for klubbturen skal rapportere avvik i henhold til klubbens retningslinjer, samt rapportere saker av følgende karakter til styret:

• Overgrepssaker.
• Ulykker med personskader.
• Dødsfall blant klubbens medlemmer.
• Økonomisk utroskap.
• Klare brudd for det klubben ønsker å stå for.
• Andre saker som kan medføre spesielle medieoppslag, eller oppmerksomhet fra det offentlige.

Politiattest

Styret skal avkreve politiattest av alle medlemmer og frivillige som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Med mindreårige menes barn og unge under 18 år. Personer under 18 år skal også avkreves politiattest. Den nedre grense er 15 år.

Utmerkelser og æresbevisninger

Statutter for Trondhjems Kajakklubb æresbevisninger, vedtatt 9. november 2011.

Æresmedlem og fortjenestemedalje

Det er innsats for Trondhjems Kajakklubb som skal kunne hedres. Positiv aktivitet i andre idrettsforeninger er ikke grunnlag for tildeling av Trondhjems Kajakklubbs æresbevisninger. Det er styret i Trondhjems Kajakklubb som innstiller på kandidater til å oppnå tildeling av æresbevisninger og innstillingen må være enstemmig. Forslag om tildeling av æresbevisninger kan også fremkomme fra enkeltstående medlemmer. Denne innstillingen blir behandlet på vanlig måte av styret.

Æresmedlemskap

1.       Æresmedlemskap er klubbens høyeste utmerkelse og tildeles personer for særdeles fortjenestefull virksomhet for Trondhjems Kajakklubb og kajakksporten.

2.       Trondhjems Kajakklubbs hederstegn og æresdiplom utdeles som bevis.

3.       For å finnes verdig for tildeling av livsvarig medlemskap må vedkommende gjennom flere år ha nedlagt en stor og fortjenestefull innsats og dermed ivaretatt de felles interesser denne representerer.

4.       Tildelingen utføres av styret og foregår under årets ordinære generalforsamling.

Fortjenestemedalje

1.       Fortjenestemedaljen tildeles personer for store og verdifulle tjenester/sportslig innsats for Trondhjems Kajakklubb.

2.       Fortjenestemedaljen er en krabbeklo i tinn som bevis.

3.       Vedkommende må ha minst fem års medlemskap i Trondhjems Kajakklubb.

4.       Tildeling utføres av styret.