12.06.2014 styremøteprotokoll

Styremøte 12. juni 2014

Til stede: Jan-Erik, Mari, Anniken, Merete

Fra fagfunksjonene: Peter, Bernt, Sverre

Agenda:

1. Søknader og status, alle. Alle fagsjefer som har befatning med søknader må møte.
2. Status på arbeid med nytt regnskapssystem (kasserer)
3. Status på arbeid med omlegging fra tkk.no til medlem.tkk.no (Peter, Sofie, Bernt, Capucine)
4. Status ifbm flattvannskajakker (Audun)
5. Foholdet til Roklubban/Jonsvannet
6. Forslag til flere faste punkter på møteagenda: HMS og oppfølgning av punkter fra forrige møte.
7. Kajakkreservasjon og betaling
8. Situasjon for hussjef
9. Navnekonflikt med privat foretak i Trondheim
10. Samarbeid om flytebryggen med Roklubben

2-Status regnskapssystem

Åpningsbalanse er lagt inn og innlegging av bilag og fakturaer. Nå blir det mulig å sende bilag elektroniske bilag til en ny adresse: trondhjemskajakklubb@ebilag.com Da går den rett i arkivet til regnskapssystemet. Det er slutt på papirkopier. 

3-Status omlegging ny web

Hav og elv er godt nok lagt over tril å kunne stenge av web. Det ligger lite bilder på nyweb. Det må legges inn mye bilder. Junior: står litt om gruppa men mangler å legge inn oppdatert info. Polo: lagt over flere artikler fra gamlevebben, men må rekategoriseres. Det skal opprettes ny kategori under gruppen "dokument" og som skal hete "fast sideinnslag"

4-Flattvvannskajakker

Bernt ønsker at de den orange kajakken som befinner seg på verkstedet flyttes til Jonsvannet.  Surfski i havreol må få en permanent plassering og det kan ikke være i havreol eller verksted.

5-Forholdet til Roklubben/Jonsvannet

Roklubben synes det er for mange som parkerer der oppe, og har nå begynt å sperre P-plassen. Ref mail fra Håvard D til havsjef samt svar fra havsjef. De har samtidig hevdet at private ikke kan sette ut egen kaajkk der. Styret skal ta et initiativ ovf styret i roklubben. kontakt@trondhjems-roklub.no. (Kanskje materialforvalter Martin Ljåtun ...?)

6-Forslag til flere faste punkter på aganda styremøter

HMS, Oppfølging fra forrige styremøte. Vedtatt.

7-Kajakkreservasjon og betaling

Kasserer etterlyser rutine for oppfølging av skjema. Styret ønsker at dette går til medlemsadministrator og Merete følger opp dette ovf medlemsadmin.

8-Situasjon for hussjef

Hussjef rekker ikke unna med papirarbeidet, det praktiske går. Styret må i resten av styreperioden finne en måte å avhjelpe hussjef med dette. Merete tar oppgaven og ser hvor dette bærer hen. Hussjef ønsker en tedje person inn i husgruppa, gjerne en med praktisk sans og erfaring.

9-Navnekonflikt

Undersøkelser er startet for å bekrefte avkrefte om vi kan gjøre noe mer enn bare samtaler og forhandlinger.

10-Nidaros roklubb og flytebrygge

Bernt har opplyst klubben om forholdet med mail og facebook om innskjerping av rutiner.