24.11.2016 styremøteprotokoll

Tema

Ansvarlig

Status

Vedtak/oppfølging

Sak 1

Medlemssystem

Erik/Frode

Ingen krav ennå at vi bruker KlubbAdmin, men vi må ha et oppdatert medlemssystem innen utgangen av året.

· Har sjekket hvilke systemer som er kompatible med KlubbAdmin

· Seks systemer, men de fleste hadde vesentlige svakheter sett opp mot vårt behov

· WebOrg og 123Klubb er de eneste som var aktuelle å se nærmere på.

o 123Klubb har en dårlig løsning for arrangementer

o Har fått en demo av WebOrg (Frode/Erik)

· Sjekket ut funksjonalitet på å filtrere medlemmer på ulike egenskaper.

§WebOrg håndterte dette greit

· Frode og Erik anbefaler likevel å avvente innkjøp av nytt system. Inntil videre er det mulig/tillatt å bruke dagens løsning med å oversende medlemsdata som et uttrekk (excel) fra dagens system

o De systemene som finnes på markedet virker fortsatt relativt uferdige. Kan være greit å vente med konvertering til alternativene til dagens løsning har bedre funksjonalitet og integrasjon mot KlubbAdmin

o Nytt system medfører at vi også må konvertere hjemmesidene til klubben - arbeidskrevende

· Erik sender ut en epost og ber alle medlemmer om å sjekke at medlemsinfo er korrekt.

· Kjører ut medlemsliste i starten av desember for oversending til Idrettsforbundet.

· Vi beholder dagens system inntil vi må konvertere.

Sak 2

Reolåret

Pål

· To sykemeldinger (fått aksept)

· Tre har ikke registrert turer

· En hadde en tur for lite (anses som svikt i registrering)

· Ett tvilsomt ført reolkort

· Reglene rundt reolene er litt utydelig og ikke lett tilgjengelig

· Greit å få presisert føringene

· En tur er kun en tur på reolkortet uavhengig av lengden av turen

o Kun turer fra klubbhuset.

· Eventuelle endringer og presiseringer av reolreglene må tas på årsmøtet

· Pål lager utkast til en årsmøtesak med fokus på presisering av reglene

Sak 3 Eventuelt

Østmarkneset

Mari

· Har hatt overtakelsesbefaring

· Kommunen skal være behjelpelig med kontainer for rydding

· Snø kan være et problem

· Ladekaia skal ha ryddet bort sitt

· Nytt kart for området

· Vann må hentes fra en kum eller fra restaurant

o Best å ta fra kum (hjørne mot nord/vest)

o Mulig å bygge toalett/dusj/garderobeboks

· Deler kostnader 50/50 med fridykkerklubben

· Avventer avtale om bruk av badstue med fridykkerklubben til vi har kommet på plass på Østmarkneset

HMS

Frode

· HMS erfaringskort snart klar for uttesting

· Frode trykker opp en del kort til testing

· Per-Erling er snart klar for å begynne å skrive en HMS-plan

Kvalitetsutvikling

Per-Erling/Andreas

· Primært (foreløpig) for aktivitetsledere ++ (hav)

· Egenutvikling er primærfokus for å motivere til å gi mer tilbake til klubben

o Årshjul

o Egenutvikling

· Teknikk/Ferdigheter

o Tur og kurslederutvikling

· Erfaringsutveksling

o Tematiske kvelder

· Førstehjelp/Kajakkrelaterte skader

· VHF

· Navigasjon

· Dratt i gang av Håvard

NPF-Regionmøte

· 6/12

· NPF går gjennom litt om klubbutvikling

· Er en møteplass mellom klubber i regionen og NPF

Dyreliv og strømforhold til Trondheimsfjorden

Frode

· Det planlagte møtet i 2016 ble avlyst.

· Frode har fått tak i en ny aktuell innleder

Prøver å få på plass et møte til våren 2017

Styre- og årsmøtedato

Mari

·15/12 siste styremøte før jul

· Kort møte og en tur på Lilleskansen

· 19/1 første styremøte 2017

· Budsjett 2017 + saker til årsmøtet initiert fra styret.

· Årsmøte i februar

· Saksliste må sendes ut en uke før årsmøtet (9/2)

· Må ha et styremøte (senest 9/2)i forkant av at saksliste og årsmøtepapirer sendes ut

Dato for årsmøte: 16/2