Leder 2020-03-05 20:49:15

26.10.2017 styremøteprotokoll

Styremøte TKK 26/10-17 på Ladekaia

Tilstede: Frode Vassenden, Monica Engan Døhl, Andreas Enge, Sofie Gradmann, Lars Midtsand, Vidar Sørum, Per-Erling Movik, Eirin Malmo, Chris Thomas Skogli

aksjoner fra forrige møte
--- Wolfgang: logokonkuranse. Ikke gjort
--- Pål: Reolkø. Gjennomført. Det er nå to køer på tkk.no. Vi må få det ut til interesserte
--- Frode: spør kommunen om manglende utbetalinger. Ikke gjort
--- Frode: Spør Chris Thomas om søknadsoppgaver. Ikke gjort
--- Frode, Sverre, Bernt og Per Erling: Møte med Pingvin. Utført, se nedenfor
--- Frode: Snakk med NTNUI om ruta til Munkholmen. Ikke gjort. Lars sender info fra Tripps båtservice om Munkholmbåten.
--- Per Erling: Inviter til oppstartmøte historiegruppe. Utført. Per-Erling har fått med seg Audun Sletten, Bernt Marius Johnsen, Tove Greaker og Wenche Risan i gruppa.

 

- hvordan følger vi opp 2.etg?: Sverre er midlertidig fritatt for hussjef-vervet, og Vidar fungerer. Vidar følger opp 2.etasje, og vil bli snekkernes kontakt. Arbeidet går bra, men med to overraskelser: Sør-østre hjørne var råttent (åpent hull ut), og det er en råteskade i taket. Det kan også være at vi bør bytte noe panel. Vidar ber snekkerne om pris på ekstraarbeid. Vidar avklarer med Toralf om vi bør også slipe gulvene.

Parkering for snekkerne: Sverre har leid hele bredden fra innkjørselen og opp til seilforeningen på dagtid et fast areal fra Trondheim Havn til snekkerne. Trondheim Havn har ikke svart på spørsmål om hvordan dette kontrolleres. Etter arbeidstid gjelder vanlige regler.

- regionalt samarbeid. Per-Erling informerte om diskusjonene på årets Rangøyatreff, hvor mindre klubber i regionen ønsket å ha tettere kontakt med store klubber (oss), det var et ønske om samkjøring før padletinget, og hvor vi tok på oss å arrangere en regional vintersamling for styrer og aktivitetsledere i mars. Mer på redigerbart Google-dokument her. Aksjon: diskuter videre på neste møte.

- regnskapsføring iZettle og VIPPS: Bernt Marius savnet rapporter om disse innbetalingene. Nå har Monica funnet ut hvordan det skal gjøres.

- regnskapsføringsjobben, innleie? Eirin informerte om vi har brukt byrå tidligere, men at hun av ulike årsaker fikk det i fanget som kasserer. Det er for mye arbeid for henne å holde regnskapet oppdatert, og derfor bør vi igjen skaffe et byrå til jobben. Styret anbefalte at Monica/Eirin lager en spesifikasjon av hva et byrå må gjøre, så kan vi be om anbud på jobben f.eks på mittanbud.no. Banken og idrettskretsen kan også forespørres. Vi må antakelig kontere bilagene selv, da det er vi som best vet hva et bilag gjelder. Det kan gjøres ved å skrive en beskrivelse eller kontonavn i kommentarfeltet i Tripletex. Eirin sender sin kontoplan til styret. Styret går gjennom kontoplanen på neste styremøte.

- plan for kommunikasjonsstrategi: Andreas har begynt, og vil lage noe ganske enkelt. Det kom opp eksempler på at klubben har et behov for bedret profilering: folk (og Trondheim Havn) kontakter Trondheim Kajakk før de kontakter oss! Vi bør få et skilt på klubbhuset som gjør at flere skjønner hva som foregår der.

- plan for HMS-arbeid: Det har vært pause siden risikoanalysemøtet i vår. Per-Erling og Frode må få tak i Håvard igjen og restarte arbeidet. Styret mente vi trenger enkle elektroniske verktøy.

- info om søknader og tildelinger: Søknad om utstyrsmidler sendt til Idrettsforbundet,  Sum 106 kNOK for nye kajakker, mulig støtte opp til 33 kNOK. Lokale AktivitetsMidler fra kommunen er delt ut via Idrettsrådet, og vi har fått 18 023 kr.

- referat fra møte med Pingvin: Per-Erling, Frode, Sverre og Bernt Marius hadde møte med leder Størker Moe og nestleder Hilde Kibsgård, etter at TKK har sagt opp husleieavtalen. TKK ønsket å oppheve tirsdag som fast møtedag, og å gjøre noe med kompressoren. Vi ble enige om gi Pingvin adgang til å reserve møterom ved behov, og å regulere bruk av kompressoren i en ny husleieavtale. For kompressoren diskuterte vi mulighetene for å a) flytte den ut av huset, f.eks til en kajakkreol, og b) åpne eksisterende dører direkte ut fra kompressorbua. Styret støttet ikke bruk av reolareal til noe annet en kajakk. Vi burde undersøke mulighetene for en ekstern bod, til tross for vernet fasade. Det ble stilt spørsmål om hva vi egentlig risikerte uten Pingvin i huset, om det var klausuler i festekontrakt, matrikkel eller i avtaler med kommunen.

Et tema under diskusjonen om eget plassbehov i huset ble om tørkerommet kunne benyttes mer effektivt. I dag er det mange private dresser i tørkerommet, mens vi mangler lagerplass for klubbdraktene. Kunne vi reservere tørkerommet til klubbutstyr? Flere i styret mente det var prinsipielt riktig å hive ut privat utstyr (siden det ikke er plass til alle i klubben uansett). Flere har oppfattet at det finnes regler mot privat bruk, men ingen vet noe. Diskuter mer på neste møte.

- befaring av de fine kajakkreolene!