Leder 2020-03-05 20:40:05

11.01.2018 styremøteprotokoll

Referat styremøte TKK 10/1 2018

Til stede: Monica Engan Døhl, Bernt Marius Johnsen, Peter Boros, Andras Enge, Per-Erling Movik, Lars Midtsand, Chris Thomas Skogli, Marianne Rian, Sverre Rognstad, Wolfgang Born.

Saker fra forrige møte

  • Vintersamling (frode): Invitasjon sendt ut. Interesse så langt Herøy 2-5 stk, Namdal 3 stk, Indre Fosen 1 stk.

Nye saker

  • Yoga i klubbhuset? Vedtak. Vi kjører yoga torsdag kl 20 med Pia Selnes. Hun tar 500 kr/gang, vi tar 80 kr/gang/person i egenandel. Klubben tar risikoen med få deltakere, men tar overskuddet ved mange deltakere. Monica oppretter et utsalgssted for yoga i VIPPS.
  • Husleieavtalen med Pingvin: Frode har nettopp sendt forslag til avtale. https://drive.google.com/open?id=1d5EsasDsCUGTS5nHtlUAA9QzS5NTRTWe-gcHlZe3nOk
  • Årshjul, første utkast. Frode presenterte et årshjul, en liste med årlige aksjoner som kommer til bestemte tider. Alle i styret må gå gjennom lista, og føye til relevante aksjoner. Lista bør fungere som en huskeliste for et nytt styre. Link til årshjulet: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1pcRa00rvV--0EKqM8eysA0zlQrhWpZ4DIRispV--sxE/edit?usp=sharing
  • Forslagskasse fjernes? Så lenge vi ikke har en rutine for å sjekke forslagskassa så bør den fjernes for å hindre at noen legger noe tidskritisk oppi den. Uten kasse må innlevering av nøkler etc avtales for hver gang. Vedtak. Forslagskassa fjernes.
  • HMS-app, status? Bernt har laget et dokument for kravspesifikasjon, som er blitt et godt utgangspunkt for å kode en app. Wolfgang og Bernt velger teknologi og skal ha et første utkast ferdig til neste møte. Link til kravspec: https://drive.google.com/open?id=1O4-Qn8-eAwpu-w90z7WMER93OxIMqrnS9CmZko5nLDs
  • Polomål: Kommunen har vært positive til å sette opp permanente polomål på Kyvatnet. De trenger mer detaljer om utforming og kostnader i en søknad om tillatelse. Vi må komme i gang med et forprosjekt for å finne ut hvordan dette kan løses. Mulig kompetanse hos Tromek, knutsen@trondheimhavn.no, Dovre entreprenør (de har erfaring fra Theissendammen), og entreprenøren på skihoppet på Kyvatnet. Vedtak: Peter tar kontakt med entreprenører og andre med erfaring for å finne ut hvordan slike mål kan fundamenteres og lages.
  • Fast møtedag: Vedtak: Onsdag
  • Kode Østmarkesset: Wolfgang spurte om hva dørkoden på Østmarknesset skulle være, og om den skulle være forskjellig fra Skansen. Vi har fått laget et felt på medlemssida for å kunne ha ulik kode. Styret mente det var bedre å bruke samme som Skansen, for det er lettere å huske. Vi vil uansett ha en annen kode enn fridykkerne. Vedtak: Vi bruker samme kode som på Skansen.
  • epost status og gSuite: Wolfgang skisserte en overgang til gSuite. gSuite vil gi mulighet til lagring av 30 Gb for hver mailkonto, felles kalender, og gode muligheter for deling og arkivering av dokumenter. Det vil koste 4 €/konto/mnd. Vi har i dag 35 mailadresser hos Uniweb, men mange av dem er ikke i bruk, og bare de viktigste kan føres videre til gSuite. F.eks trenger ikke varaer å ha egne adresser. I en overgang til arkiv på gSuite må arkivmateriale fra hjemmesida kopieres til gSuite og slettes på hjemmesida. Materiale som skal være offentlig tilgjengelig (årsmøtereferater, vedtekter, ….) kan publiseres tilbake til hjemmesida som pdf. Vedtak: Wolfgang setter i gang med innføring av gSuite, og begynner med å sette opp en prøvekonto.
  • NIF medlemslister: Wolfgang minnet på at vi må sende inn medlemslister til NIF, og at vi må finne ut hvordan vi gjør det. Aksjon: Frode, Wolfgang.
  • Vaskelister 2018: Wolfgang har laget vaskelister frem til 19/3 2018. Det er fremdeles et problem at noen alltid havner på vaskelista. Det kan være at de ikke har registrert at de har vasket. Sverre har sjekket pris for vaskebyrå. Han hadde fått et tilbud fra ISS på 1650 kr pr mnd for vask en gang i uka. Vedtak: Vi engasjerer ISS og fjerner vaskelista. Sverre bekrefter tilbudet, og tar kontakt med ISS.
  • Chris Thomas spurte om hvordan vi kan få flere nye medlemmer til å forbli medlemmer i TKK over tid. Synes 50% utmeldinger første år høres høyt ut. To ulike aspekter: a) skal vi la være å tvangsutmelde de som ikke betaler?, b) kan vi tilpasse aktivitetene våre slik at flere nybegynnere blir værende i klubben? Til tvangsutmelding: kan vi sende faktura? Da må vi ha KID-avtale med banken. Kan vi følge vedtektene og vente et år med å tvangsutmelde? Ikke noe vedtak. Til aktivitetstilpasning: Infomøte, infoskriv om hvordan man låner kajakk osv. Aktivitetsledere kan ta vare på sine kursdeltakere ved å invitere til turer etterpå. Det må kunne skilles mellom nybegynnerturer for bare nybegynnere, og lette turer for alle kompetansenivå. Rene nybegynnerturer vil senke terskelen, og var kanskje en suksessfaktor or Hitraturen i høst (sammen med innendørs overnatting). Hitraturen bør være en mal for turer for ferske padlere, arrangeres rett etter kurssesongen. Vi kan låne ut tørrdrakt for en slik første tur. Slike nybegynnerturer må taes med på turplanleggingsmøtet som kommer snar. Chris Thomas sitt saksinnlegg: https://www.dropbox.com/s/r90rsaudh8ehdab/Diskusjon%20-%20beholde%20flere%20nye%20medlemmer.pdf?dl=0
  • Reolkø Østmarkneset: Andreas tok opp behovet for regler for reolkø når vi har fått Østmarknesset. Skal det være lov med mer enn en plass? Kan vi ha lavere prioritet på kajakk nr 2 og 3, slik at de ikke kommer i veien for dem som skal ha sin første plass? Hvordan unngå at noen med behov for sin første plass må vente på at noen med plass 2 og 3 skal flytte kajakken sin, kanskje plass 2 og 3 må være gratis men helt uten rettigheter? Det må være en fordel å utnytte reolkapasiteten, så inntil Østmarkneset er fullt burde det gå an å ha kajakk nr 2 der også. Skal det være en eller to køer? Diskusjonen konkluderte ikke helt, men det var stemning for at plass nr 2 og 3 er gratis foreløpig, men uten noen rettigheter.
  • Årsmøteforberedelser
    - årsmøtedato? Beslutning: 21/2
    - Frister:
               - sakspapirer ut den 14/2,
               - siste styremøte 12/2,
               - saker fra medlemmer inn før 7/2
               - årsrapportbidrag inn før 7/2
               - budsjett fra fagsjefer inn før 1/2

               - valg: Valgkomite har sitt første møte 12/1, må levere i god tid før 14/2.
  • - budsjettarbeid: Fagsjefer fyller ut sine budsjetter i https://drive.google.com/file/d/1fjFvShGYQ77OML3XkcxCJwd6H8H53ga7/view?usp=sharing
  • - årsberetning: Fagsjefer skriver sine bidrag til årsberegning etter mal av https://drive.google.com/file/d/1wyj3rzpkJPxIsgLLH1NNbIEbJuiojzba/view?usp=sharing, og legger dem i samme folder på Google Drive.
  • Forslag til tema for medlemsmøte etter årsmøtet. Info om Østmarkneset, fugleliv ved fjorden ved Kristin Grendstad, turforedrag med Wolfgang Wagenbach. Aksjon: Frode skaffer innleder.