Leder 2020-03-05 20:35:53

11.10.2018 styremøteprotokoll

Styremøte 111018

 

Til stede: Chris Thomas Skogli, Aagot Opheim, Andreas Krüger Enge, Per-Erling Movik, Wolfgang Born, Per Åge Pedersen, Sigurd Lyng Edvardsen, Frode Vassenden, Sverre Rognstad

 

  • Gjennomgang av referat for forrige møte

    • Opplegget med tilbud om prøvepadling fra Ladekaia skar seg: Dårlig vær, for liten respons på bønn om hjelp. Vi må prøve igjen, planlegg litt tid på forhånd, gjør mer ut av det, annonser mot videregåendefolk som trenger timer. Vi må spørre også andre enn aktivitetsledere om hjelp. Høstdagen var vellykket, med det krevde innpisking av juniorer. Østmarkneset vs Skansen: Ø. er værhardt, men der passerer det turfolk. Alternativt åpen husdag på Skansen? Annonsering: spre via private venner på FB

    • Pinned post på FB-gruppa er laget, med linker til Drive. Wolfgang flytter linkene til tkk.no

    • Lagerrom på Pirbadet: Kodelås montert. Rommet er fullt av paller pga fare for vanninntrengning. Rommet fungerer.

  • Svar til fridykkerne om bad på Østmarkneset (se mail til styret fra Monica Dybvik man. 8. okt., 13:16 )

    • Badet vil koste 250000, TFK foreslår at klubbene deler likt, og får 50% eierskap. Dugnadsinnsats regnes med i TFK sitt bidrag. TFK ønsker at vi betaler 125000 til TFK nå.

    • Mail viser ingen spesifikasjon av beløpet på 250000, men tidligere mailer har vist tilbudsdokumenter på eksternarbeid på 170000. Hvis dugnadsinnsats verdsettes til 200 kr/time så kan det se ut for at TFD har jobbet 400 timer dugnad. Er det rimelig?  (ettertanke Frode: kanskje, hvis vi tar med byggingen av selve rommet.)

    • Vedtak: Vi er villig til å betale inntil halvparten av 250000 dokumenterte kostnader (og omforent vurdering av verdien av dugnadsinnsats) , etter av avtale om bruk er underskrevet. Vi vil betale påløpte fakturaer, for å sikre oss at pengene blir brukt til badet. Hva skjer hvis noen av partene ikke bidrar med sin del? Vi foreslår at den partner som har betalt mer enn 50% fakturerer leie for det som er betalt for mye. Hvis de går konk: kjøper dem ut.

    • Må ha skriftlig avtale om bruk.

    • Forsikring av bygget? nytt punkt på avtale? Hva dekker kommunen?

    • Mail til TFD sendt fra leder@tkk.no 11. okt. 2018, 23:15, med avtaleforslag om bad-kostnader

  • Tildeling av Krabbeklo

    • Nominasjoner til Krabbeklo: Ingrid Stensby, Hans Nissen, 2xSverre Rognstad, Vidar Sørum

    • Vedtak: Sverre, for eksepsjonell innsats for hus og Østmarkneset, over lang tid.

  • Effekt av siste purremail (Per Åge)

    • Purremail sendt med frist 20 sept, om at  folk blir utmeldt hvis de ikke betaler

    • Fikk 30 svar om at folk trodde de var utmeldt når de ikke hadde betalt. Viktig å få god formulering på neste års purring. Per Åge vil sende purring neste år.

    • Etter siste purremail var det 17 meldte seg ut aktivt. 23/9 meldte Per Åge ut 161 stk. Vi er nå 561 medlemmer.

    • Laget vare i nettbutikken med halv betaling 2/10.

  • GDPR-dokument (Chris Thomas)

    • Utkast til personvernerklæring ligger på https://www.tkk.no/personvernerklaering,

    • medlemssystemet trenger eget felt for å reservere seg mot å bli delt mot rabattbedrifter. Wolfgang kontakte Erik.

    • Data som går til NIFs medlemsregister: Kjønn,Fødselsdag,Etternavn,Fornavn,Adresse,Postnr,Poststed,Telefon privat,Telefon mobil,Telefon fax,Epostadresse,Medlem fom

    • Må vi registrere kjønn? Ja, vi må rapportere medlemstall fordelt på kjønn til NIF

    • Ett medlem har bedt om å bli slettet. Erik har slettet info bortsett fra det som trengs til regnskap.

    • Hvordan godkjenne personvernerklæringen? Erik lager kryssboks for nyinnmelding. Send mail til gamle medlemmer om at de godkjenner ved å la være å svare. Få med at Min Side viser hvilke data som er lagret.

    • Trenger en prosgedyre for databehandling. Ansvarlige, hva gjør vi når. Chris/Wolfgang lager utkast til styregodkjenning.

  • ønskeliste instruksjons- og reklamevideoer.

    • haster ikke, utsatt

  • forslag til bryggeløsning fra VikØrstad

    • Informasjon: har fått forslag til løsning, men ingen priser. Frode purrer på priser

  • en klubbanbefaling til kjøregodtgjørelse på turer?

    • Frode gikk gjennom regnestykker som viste at marginal kostnad for en ekstra kjørt km typisk ligger mellom 3 og 4 kr, for en mellomdyr og mellomgammel bil med en typisk årlig kjørelengde. Da er faktorer som drivstoff, forsikring, vedlikehold og service, verdifall pga kjørelengde, rentekostnad, og kostnader ved hyppigere bilbytte tatt med. Typiske verdier for disse faktorene er hentet fra smartepenger.no, prisstatistikk for bruktbiler på finn.no, og fra en rapport fra Opplysningsrådet for veitrafikk. Marginalkostnaden vil variere mye mellom individuelle biler, bruksmønstre og forutsetninger i utregningen, og en klubbanbefaling fra TKK om nivå må være en typisk verdi som ikke er urimelig for en gjennomsnittlig bil.  

    • Vedtak: TKK anbefaler statens sats for skattefri kilometergodtgjørelse ved bruk av privat bil er i 2018, 3,50 kroner per kilometer (drivstoff inkludert) + direktekostnader som bom, ferge osv. Kostnaden fordeles på alle i bilen. Tillegg for kjøring med klubbhenger betales av klubben (reiseregning) og utgjør 1 kr/km for henger + ekstra fergekostnad.

    • Frode informerer på facebook, legg inn link på pinned infodokument, oppdater tkk.no-skjema

  • avklare rutiner og ansvarshavende for politiattester

    • Frode Vassenden er politiattestansvarlig, skal se politiattest og hake av boks i medlemsystemet

    • Få inn ansvarlig på tkk.no - “om oss”. Korrektur årstall. Frode

    • Wolfgang har oppfattet reglene slik at politiattest kreves bare når du jobber alene med barn. Et grunnkurs med en mindreårig deltaker blant flere voksne deltakere og instruktører krever ikke politiattest.

  • Eventuelt

    • Skal Nidaros fremdeles stå på vaskelista, når vi har vaskebyrå? Nidaros har nå liten aktivitet pga bryggeproblemene. Vedtak: Nidaros fritas fra vaskeplikt. Sverre formidler muntlig, Frode skriftlig.

    • Noen medlemmer har ikke betalt reolavgift Østmarkneset. Per-Erling purrer.

    • Det har vært vanskelig for nybegynnere å melde seg på tur. Problemet er antakelig at de ikke har hatt godkjent våttkort. Kursansvarlige oppfordres til å sende inn våttkortnummer så fort som mulig etter kurset.