Leder 2020-03-05 20:37:25

23.05.2018 styremøteprotokoll

Styremøte 230518

 

Referat

  • gå gjennom forrige referat: https://drive.google.com/open?id=1JPx5vqu1Oov2xnaGAEEfndcXOlPjY6AtiZ4tPv1iUnc

    • 4H-leiren i Knyken (Orkanger) i juli ønsker å låne kajakker

      • Sofie Sommersnes kan stille, men Bernt har ikke hørt mer fra 4H

  • kjøp projektor til lillerommet?

    • Ja. Wolfgang kjøper inn. På hus. Hvis noen handler på Elkjøp, så si fra at fakturaadressaen er feil. Rett adresse er trondhjemskajakklubb@ebilag.com

    • projektoren må låses inn i skapet

  • Instruksjonsvideo

    • Instruksjonsvideo for nye brukere av klubbhus og klubb-båter.

    • Tema f.eks: Loggføring, ta ut kajakk, annet

    • Vi kan spørre Roger Raknes om filming og redigering

    • Jan Erik Hagelund har laget instruksjonsvideo om elvepadling.

    • Filmer må legges på youtube, for vi har ikke nok plass på hjemmesida. TKK har egen youtubekanal via gSuite.

    • HVEM TAR INITIATIV?

  • Status på HMS-app

    • Wolfgang: det kan bli mange 100 timer med en ordentlig app, med integrasjoner mot kart osv. Skaffe penger: Gjensidigestiftelsen?

    • Vi må lage en valgarkitektur

    • Separat møte. W kaller inn. Chris, Per Erling, Frode, Håvard, Bernt

  • Status på Østmarkneset: reolkø, utstyr, bruk, …

    • 32 av 50 delt ut, ingen i kø

    • 6 klubbkajakker, 8 spruttrekk og årer og vester, loggbok, utlånslogg, reolkort.

    • Trenger oppheng og spylemulighet

    • midlertidig spylemulighet i sommer: 50 m hageslange?

    • Ta fremdeles ut kajakker på Skansen, utenom helt spesielle turer.

    • Arne Nesje: har sett en flåte i kaiområdet. Hvem har satt den der? Løsning for å få kajakk på vannet? Fridykkere vil ha en flytebrygge. Skepsis til værforhold. Per Erling sitt konsept med flytelandgang, kan det være noe for stranda?.

  • Bør styret sende lage en valg til NPF om åpenhet rundt TK-møter?

    • Vedtak: vi sender brev med PE sin tekst, men frisert litt, får med de andre klubbene fra regionsamling,

    • En annen sak: spørre om å få en klubbutviklingskveld: Hvordan bestille? Kan vi spesifisere hva vi vil ha. PE ringe Thomas Pindard for å finne ut det.

  • Innflytting og merking i skapene på lillerommet

    • Vidar har har begynt på hylle øverst ytterst: Grunnkurs, historie skap 5

    • Vi trenger ett låst skap, skap 1

    • Sosialgruppa har ett overskap, 6. Trenger hyller. Savner gardintrapp.

    • Bra med ett skap til stoler, skap 2

    • Et halvt skap 3 til romaskin (skal inn i skapet)

    • Nidaros trenger ett skap, 8, får et overskap

    • Sjekk med om grupper trenger skap. Frode. Skap 7 og 4 ledig

  • Utkast til avtale med fridykkerne (https://drive.google.com/open…

    • Avtalen gjennomgått og kommentert. Vi må være åpne for behovene til Fridykkerne.

    • Vi kan foreslå å bygge bad og leie ut

    • Vi må finne en løsning for hvordan vi deler kostnader som f.eks strømregning.

    • Frode inviterer til møte på Skansen

  • Rydde ut privat utstyr i tørkerom på Skansen, forbud mot privat utstyrslagring på Skansen. Det klages stadig over manglende plass for klubbutstyr, det kan løses ved å frigjøre plass i tørkerommet. Privat bruk av tørkerommet er et gode for bare noen få. Vi har utstyr for 100k, vi må ta vare på det.

    • Vedtatt. Innen 1 juli. Legges i kasse. Ingen unntak. Instruktører under kurs.

    • Endre innredning med rør? kraftigere avsug, mer luft inn

    • Frode sender mail

  • GDPR? Er det noe vi må gjøre?

    • W: vi må forklare hva vi gjør med data, medlemmer må ha innsyn (min side), turinfo slettes etter 1 år

    • vi må slette filer med personopplysninger etter de er brukt (medlemslister, turdeltakere, ...=).

    • NIF har noe info https://www.idrettsforbundet.no/tema/retningslinjer/behandling-av-personopplysninger-og-informasjonssikkerhet-i-idretten/

    • softdelete? Vi må slette helt de som ikke er medlemmer lenger. Erik må svare på om de er slettet fysisk. Har vi en databehandleravtale med Erik?

    • Erik kan legge til flere kriterier på utvalg for utsending av mailer, det kan gjøre det unødvendig å ta ut medlemslister.

    • Hva gjør vi med tur, kurs, medlemskap, rutiner for sletting

    • Chris, Wolfgang: lag liste, hva gjør vi med det.

  • Bytte leverandør av nettsiden? Tom Arne mener den er svært upraktisk og tungvint å bruke. Synes også nettsiden er ganske rotete og mangler en del på det visuelle. Mener ikke den er godt egnet for markedsføring av kurs og klubbmedlemskap slik den ser ut i dag.

    • Nettside, administrasjon, betaling.

    • Wolfgang har testet hva vi kan endre av layout i dagens løsning: Begrenset. Det dårligste med dagens løsning er behandling av bilder: ingen forhåndsvisning av bilder, begrenset antall i event.

    • Er weborg en løsning?

  • Regnskap.

    • Erfaringer så langt med byrå. Bra! Er bokført fra januar til i dag

    • Kostnader med håndtering av frosset vann? kostnad Jørn Drugli: vet ikke om vi får regning eller om en var en reklamasjon.

    • Vi bør legge inn budsjettet i Tripletex, for å kunne følge opp pengebruken. Monica ser på det.

  • Kommersielle innlegg på Facebook-gruppa

    • Slett kommersielle innlegg om turer til Kroatia, og få det inn i “about”. Forbeholder oss retten til å slette innlegg hvis det tar av. Frode

    • Problem: Hvordan forholder vi oss til kommersielle aktører som bidrar mye til padleaktivitet i regionen, som Den suende bølgen, Padlenorge osv. Vi kan være interessert å formidle aktiviteter som vi ikke tilbyr selv (dvs alt over grunnkurs)

    • Beslutning: Istedet for å ha en nulltoleranse for kommersielle innslag så skal vi være aktive moderatorer på gruppa, og stoppe ting som tar av.