Leder 2020-03-05 20:38:08

25.04.2018 styremøteprotokoll

Styremøte 25.04.Saker:2018

 

Til stede: Frode, Aagot, Bernt, Wolfgang, Per Åge, Monica, Andreas, Tom Arne.

 

  • Feil på invoicen fra IR for tørrdrakter

    • Tom Arne har fått krav på mer betaling for tørrdrakter

    • Vedtak: Vi skal betale det vi har fått tilbud på. Hvis de har fakturert for lite skal vi betale. Hvis de har gitt for lavt tilbud skal vi ikke betale.

    • Resultat: De har gitt tilbud med riktig moms. Fakturaen var for lav feil. Vi betaler den ekstra fakturaen.

  • Tom Arne har fått spørsmål om vi kan kjøpe inn åre(r) til SUP-brettene..

    • Trenger én lenger åre til 1300 kr.

    • Vedtak: det kjøper vi på havbudsjett (avdeling hav). Tom Arne kjøper inn.

    • SUP kan brukes av alle. Blir brukt endel på “onsdagspadling”

    • Trenger retningslinjer for bruk: På websida, i utlånsbok. Heng liste på innsida av reolen om når SUP er i bruk på elva

  • Regnskapsbyrå.

    • Alpha Aksepta er engasjert. Regnskapet er ikke ført ennå i år,

    • Vi må kontere selv, konto og avdeling, for å spare penger. Avdelingsoversikt finnes i Tripletex (Selskap-Avdelinger). Kontering er vanskelig for oss som ikke kjenner standard kontoplan. Men hvis vi skriver litt detaljert hva det gjelder så kan regnskapsfører føre på konto.

    • Det er endel bilag vi må beskrive før neste kjøring (ikke bokførte bilag). Frode og Monica gjør det.

    • Vi ønsker ikke å ajourføre hver måned, bare når vi trenger det. Når trenger vi det? Vedtak: kvartalsvis!

    • Spesialbehov? Stokkøya-inntekter, trenger innsikt like før arrangement. Saken løst i møtet: Det kan fås ut fra vårt betalingssystem. Løst

    • Fagsjefer må godkjenne sine bilag etterhvert.

  • Søknader

    • Aagot: har søkt kommunen for 50k til elvegruppa for utredning av grunnforhold i elva. Samme formål kan også søke opp til 100k hos fylkeskommunen. Har søkt kommunen om penger til husdrift (fikk 30k i fjor),

    • Plastdugnad: SMN gir 100 kr for hver sekk, Aagot har søkt om at TKK får være med. Vårt nummer 228, sekkene må merkes. Vi har allerede et sekkestativpå verkstedet som kan brukes. Tomsekker legges i hylle på verkstedet, fulle sekker samles på verkstedet, leveres samlet. Aagot må vite hvor mange sekker vi har samlet inn, for innrapportering. Aagot annonserer på Facebook. Kampanjen varer fra 30 april-13 mai. Satser på 20 sekker. Øremerk penger: Går til bibliotek på klubbhuset? Ta med småting, ikke store ting som hindrer redning.

    • Andre søknadsting:

      • Arrangementsstøtte i kommunen, fylke: Kajakktreffet på Stokkøya?

      • Skal Aagot delta på spillemiddelseminar? Finn ut hva vi har fått i fjor: 5000 kr.

  • Østmarknesset og fridykkerne

    • Vi har problem med at det tar for lang tid før fridykkerne får ferdig badet på Østmarknesset, og at det er vanskelig å kjøre avtaler med dem.

    • Vi må invitere til et møte, med agenda: Ferdigstilling av garderobe, skriftlig avtale om det. Få fram et budsjett. Frode/Sverre tar initiativ, foreslå perioden 7-11/5. Styrenivå. Emil Svea, Monica Dybvik, Atle….…. Finn fram alt skriftlig. Vi kan forskuttere bad, hvis vi f.eks utsetter tak på reoler på Skansen. Vi må gjøre nok til å få inn toalett og vanntett.

    • Vi må si til brukerne våre at toalettene ikke er garderobe.

  • Oppdatering og opprydding av infotavler ute og inne. Utført.

  • Per Åge Pedersen

    • Duplikater i medlemslister. Vi er 465 medlemmer nå, når jeg tar hensyn til duplikatene. Det var 119 duplikater. Vi kan snakke litt om dette og rapportering til NIF og Brønnøysund.

    • Ikke duplikater likevel. 585 medlemmer. 30 utmeldinger. Betalt nå: 390. Bedre en i fjor

    • Samordnet rapportering: Medlemstall har Per Åge lagt inn, Frode tar resten før 1 mai.

    • Innsending av excelark med medlemslister, senest mandag, Per Åge

  • 4H-leiren i Knyken (Orkanger) i juli ønsker å låne kajakker

    • Ja. Må ha hjelp til logistikk og kjøring, kan bruke vår henger. Havsjefen finner aktivitetsleder. Unge? Maria, Sofie?

  • Regionsamarbeidet og Midt-norsk vintertreff på Hitra.

  • Frode: En kvote for førstegangsdeltakere på turer?

    • Det kan bedre rekrutteringen av medlemmer som blir skikkelig aktive.

    • Påmeldingssystem kan lage ulike kategorier

    • Det kan være vanskelig å klassifisere

    • Avkryssing på påmelding om debutant?

    • Frigi før turen hvis ikke oppfylt debutantkvote.

    • Det er en fare for at noen misforstår forskjellen mellom nybegynner og debutant. Er langturdebutant et godt ord? Spør om antall turer i år? Det må fremdeles være krav til egenferdigheter. Ansvarlig turleder har rett til å vurdere ferdigheter.

    • Dette kan prøves ut neste år

 

  • Eventuelt

    • Lag et bildealbum som kan vises på Chromecasten. Frode lager et album på photos.google.com: https://photos.app.goo.gl/xbeHc8lhxR0CtJAy1

    • Bilder på vegg

      • Tom Arne har mange fine bilder

      • Vi har ønsket å bruke gamle bilder, de blir ikke utdaterte. Men vi kan kanskje ha begge deler? I ulike rom?

      • Lag en mappe (som også kan brukes på chromecast). Må legge ut i full oppløsning. Samler bilder nå, printer samlet. Tom Arne vil gjerne bidra til utskrift.

      • Lag en bildekonkurranse?

      • Bildet av Leif Tofte er fra Adressa. Finnes negativ? Aagot sjekker. Leif har mer info om når bildet er fra.

    • Plastdugnad

      • 5 mai: Vi annonser project baseline sin aksjon med rydding i elva. Frode

    • Munkholmen rally

      • NTNUI dykking, 6 mai. Bernt ønsker å ha aktivitetsleder med. Uryddig arrangement. Svar at vi ikke har funnet noen.

 

  • Neste møte: Ikke diskutert. Frodes forslag: 23/5