Leder 2020-12-03 23:28:30

03.12.2020 styremøteprotokoll

Styremøte TKK 031220

Til stede:  Frode Vassenden, Bård Hofstad, Chris Thomas Skogli, Egil Storrusten, Eirin Malmo, Fernando Pérez-Fdez, Heidi Bergh-Hoff, Monica Engan Døhl, Trine Bjørhusdal, Wofgang Born, Aagot Opheim. 

 

Gå gjennom siste referat

  • Eirin Malmo klistremerket til kajakker: klistremerker kommet. størrelsesmarkering polo skrives på med tusj. Trine spør Ola om merkemaskin
  • Se på websidene med nyinnmeldt-blikk, rapporter forbedringsforslag i https://docs.google.com/document/d/1bAwVnxFfsaYsJcyg2atve3vBIALRuNgrj014HcjAGNs/edit?usp=sharing. Wolfang har implentert noen forslag, skal se på dokumentet. 
  • Aagot kontakter Axel Bruun om rabattavtale: fikk ikke tak i noen. prøver igjen. 
  • Wolfgang ser på Google-skjema for elektronisk reservasjon. Wolfgang: Googleskjema ikke løsning, men har istedet laget en egen padlelogg og reservasjon, se egen sak
  • Innkreving av husleie fra NTNUI, roklubben og Pingvin i koronatid? Monica: Faktura sendt!
  • NTNUI kajakkleie: Hvordan skal NTNUI betale for kajakkleie til Sjoa. Monica: Vi sender faktura. Callum må finne beløp. Monica: Sendt!
  • Julebord: Grøttur istedet. Frode: Sima har avbestilt julebord, har ikke diskutert grøttur.. Aagot: flere savnet adventspadling. Sosialgruppa har pleid å arrangere, overføring fra forrige sosialgruppe kan ha lidd av koronaen.. Frode formidler ønske til sosialgruppa, grøt, gløgg, f.eks lørdag 12/12?
  • Fyrmestergrad oppdatert? Wolfgang har oppdatert liste på nettsiden (og flyttet fyrmestergrad til egen side)
  • Trine: kan tørrdrakter/våtsko lagres på Skansen? Trine sjekker hems over kajakkreolen på Skansen. Trine vurderer hems. Ikke plass nok. Trine har kasser hjemme. Tørrdrakter elv i skap, må gjøre noe med det. Vi må ta det bort på Østmarkneset.

 

 

 

Nye saker

  • Innspill til NPF virksomhetsplan: 
    • Til våren er det igjen et nytt padleting, der retningen for de neste to årene skal vedtas. Vi ber derfor samtlige klubber komme med innspill til revidering av virksomhetsplanen. Vi har utarbeidet en spørreundersøkelse som tar 5-10min å besvare, samt legger opp til muligheter for innspill under regionsmøtene. For å sikre at det er klubben som samlet kommer med innspill, ønsker vi at styrene i hver enkelt klubb svarer på undersøkelsen sammen. Eventuelt behandler det på et styremøte. Undersøkelsen har svarfrist 15. desember og finnes på https://surveys.enalyzer.com?pid=s7n4pamg 
    • ble ikke behandlet 
  •  Årsmøteforberedelser
    • Årsmelding (fagsjefer: beskriv aktiviteten, vurdering av korona-effekt). frist 18/2
    • Budsjett (jobber med det etter 15/1, frist 18/2)
    • Regnskap (klart til 15/1)
    • revisjon (etpar uker etter 15/1, når regnskapspresentasjonen er laget). frist 25/2
    • valgkommiteen: Bård: er i gang. frist 18/2
    • saker som vi lovte å gjøre noe med sist årsmøte. frist 18/2
    • organisasjonplan, nødvendige oppdateringer, forslag til endringer. frist 18/2
    • neste styremøte rundt 15/1
    • årsmøte sikter på 1 uke i mars, f.eks tors 4. mars
    • invitasjon en måned før (4. feb)
    • åpent for medlemssforslag 14 d før årsmøtet (18.feb)
    • siste møte ca 18.feb , det blir frist for alle bidrag. 
    • sakspapirer ut 7 dager før årsmøte, 25. feb
  • utmelding av medlemmer og betalinger
    • Wolfgang: 19/11 satte vi opp automatisk purring hver mandag. Etter dette har vi fått flere meldinger om utmelding, Wolfgang sletter medlemmene. Frode: jeg stoppet automatisk purring, vi sender heller egen mail.
    • Spørsmål: hvordan melde seg ut på nettsida. Wolfgang spør Weborg om det finnes en mulighet for selvbetjening?
    • Wolfgang: Er det greit å refundere ett medlem som har meldt seg ut, men som likevel betalte etter purring?. Vedtak: Ja, refunder. 
    • C: send mail til ikke-betalt: du er nå meldt ut, si fra hvis det er feil. Frode sender melding. 
    • Utmelding iht vedtekter. To år uten betaling, automatisk, vi ser det ikke pga skifte til weborg. 
    • Wolfgang: forslag at årsmøtet bestemmer pris for neste år, enklere å bruke automatikken i Weborg. Styret var positivt til forslaget. Vi har nok penger i banken nå til at vi ikke trenger å øke kontingenten for 2021, kan utsette til 2022. Chris: det er mange klubber som har det sånn. 
  • Regnskapsstatus:
    • Regnskapsbyrået har ikke ført bilag siden mai, så det er ikke så mye å se dessverre. Vi har ikke purret, men må gjøre det nå. Aksjon: Monica
  • oppdatering av korona-tiltakene?
    • ble ikke diskutert
  • referat regionalt møte med klubbstyrer i Midt-Norge 18/11: 
    • vinterpadletreff digitalt til vinteren, MKK arrangerer Rangøya, trenger TKK-bistand til turledere osv.
  • referat NPF regionmøte 26/11
    • viktigste saker for styret
      • innspill til idrettsmeldingen: kjemper for idrett med lite anlegg
      • Forvaltningsordning: regler for spillemidler: risikerer å miste penger med foreslått nyordning, forslag sikter mot konkurranseaktivitet.
      • Fartsbegrensning på sjøen. 
      • padleting i mars: uavklart om det blir fysisk
      • oppfølging av saker forrige ting: åpenhet om jobber, avviksrapportering i gang. 
      • utvikling av våttkort: kraftig økning i år!
      • Ro og padleled oslofjorden
    • Virksomhetsplan
    • Koronasituasjonen for klubbene
    • Samarbeid i regionen
      • samarbeid om padleled, kurstilbud i regionen
    • Eventuelt​
      • Gloppen har digitalt kajakkreservasjonssystem
      • IKK: søknad på post3-midler=ungdom?. Sven: det finnes en pott man kan søke på.
      • HKK: bistand til padleled. NPF: har en modul i klubbutvikling
  • referat fra møte med Weborg 19/11:
    • tilbud om ny app og hjemmesideløsning: weborg har kjøpt Spoortz. Wolfgang har testet Spoortz: ikke ferdig nettsideløsning ennå. Etterhvert skal vi gå over til Spoortz, det skal være lettere å publisere innhold. 
  • Elektronisk reservasjon:
    • Wolfgang har laget en egen løsning, innlogging med mailadresse på nettbrett på Østmarkneset og Skansen. Klart til testing om 1 mnd. Trenger utstyr. Raspberry PI, 1500 kr. Kan reservere fjernt til definerte klubbturer. Padleloggen kan bare fylles ut lokalt. Trine: mulig å melde inn feil? Ja, det er mulig å legge inn tekst når man melder seg inn etter tur. Ruben Thoms har ideer.. 
  • Reolkø Østmarkneset. 
    • Magne Lysberg: Det er bare 20 personer av 50 som har oppfylt kravet om 10 turer fra Østmarkneset. Ca. 10 personer har ikke fylt ut Reolkort. Jeg ønsker å diskutere hva gjør vi i forhold til et minste krav for å beholde plassen. Det står 5 personer i kø for plass på Østmarkneset. To har fått plass i sommer, og har sannsynligvis ikke fått med seg systemet. Vi bør ha noen ledige plasser for nye medlemmer (eks. 5-10).
    • Oppklaringsspørsmål: er det telt med turer fra Skansen? Hvilken info har de fått når de har fått reolplass? Sendes det med regler som vedlegg? Er aktivitetskravet skalert ned hvis de ikke har hatt plass hele året?
    • Forslag fra styret: Send mail til alle på Østmarkneset, be folk om å trekke seg hvis de ikke har intensjon om å padle 15 turer i 2021. 
    • Aagot: dette problemet er symptom på at miljøet ikke fungerer på Østmarkneset. Få arrangementer, mye alenepadling, mye dårlig vær. Trine: kan vi definere en fast tur fra Østmarkneset som skaper mer aktivitet? Frode: kan vi kjøpe flere traller for å komme 300 m bort til Djupvika hvor det er mindre værhardt? Ta opp på styremøte i mars, hvordan skape miljø.
  • Eventuelt
    • Fernando: er det greit å ha flattvannsbåtene på verksted? Heidi, Trine: Det er trangt, det bør være plass til kajakkvedlikehold. Flytte to havkajakker til til Østmarkneset? Det er mye rot langs veggen, vi kunne hatt en kajakk der i et smalere stativ, da kan det løse stativet frigjøres. Vi må få bort materialene!. Wolfgang: er det flyttet båter til Østmarkneset?  
    • Martin Hansen NPF bor i Trondheim, er interessert å bli mer kjent med klubben..
    • Trine:  er det rom for å kjøpe vester nå? Ja! Vi må ha kvitteringer for å få ut støtte fra kommunen. Kjøp gjerne mer, f.eks kajakk. Kontakt Callum og få han til å kjøpe det han trenger, det er mye gammelt elveutstyr. Frode sender link til budsjett til fagsjefer. 
    • Heidi: har ikke brukt mye penger på husinvestering, men mer på vask. Følger opp malejobben, det blærer. 
    • Monica: Vippsbutikk er nå nedlagt, og all Vipps-betaling må merkes med vareslag. Wolfgang: Fiks dette på nettsida der det er nevnt vipps.