Leder 2020-03-05 20:03:58

09.01.2020 styremøteprotokoll

Styremøte TKK 9/1 2020

Til stede: Monica Engan Døhl, Wolfgang Born, Frode Vassenden, Chris Thomas Skogli, Sverre Arne Rognstad, Aagot Opheim, Per Åge Pettersen, Per-Erling Movik,

 

  • Gjennomgang forrige referat
    • Vedlikeholdsansvarlig: Bernt annonserer. Frode purrer
    • Rammer til bilder klubbhuset: Er bildefilene store nok? Monica har laget en prøve. Svarthvitt på aluplate, uten ramme: 30x40 Veldig bra! Få filer var store nok til 30x40. Lager 4-5 bilder fra nettalbum + pipebilde. Frode lager liste over bilder. Sverre finner pipebildet
    • Leiekontrakt for arrangementer: Vi krever forhåndsbetaling:
      • Wolfgang lager produkt i nettbutikken, faller ut i påvente av med nytt system
      • Monica lager produkt i VIPPS (, gir Gisle adgang til å se om folk har betalt). Gjort?
  • Skilt på klubbhuset, ny logo? Valg: Versjon 1 fra FB (Stiftet 27.04.1932, samme font på alle bokstaver). Wolfgang ser videre på logo på vegg. Mål: nytt skilt på huset til avplask. Infosak på Årsmøtet
  • Redusere krav for å opprettholde reolplass på Østmarkneset? Årsmøtesak Byttelån av kajakkplass mellom Skansen og Østmarkneset også. Alt: 10 på Ø eller 15 på Sk? Nei. Ta med kryss-skriving på kajakkloggen, symmetrisk. Skal vi beholde krav om egen kajakk fra Skansen? Frode lager formulering for diskusjon på FB:
  • Hans Nissen: støtte til instruktørkurs for unge. Utsatt. Audun hadde tilsvarende spørsmål. Få inn i budsjett.
  • Løsning for utleie av kajakker til privatturer. Utsatt. Kan vi få inn digital booking på Weborg?
  • NIF og medlemsregisterkrav fra 01.01.2020,
    • Weborg best. Overgang via Excelark som Erik leverer. Steng innmelding på Medlemsadmin nå. 
    • Medlemsadmin blir lagt ned ca 1 april.
    • Må ha nytt betalingssystem fra 1 mars, for kontingentinnbetaling
    • Problem: dørkode. Vi må få et lukket område som krever pålogging. Trenger å definere tilgang for betalende medlemmer.
    • Vedtak: Går for Weborg. Wolfgang kontakter Weborg og får medlemsfil fra Erik.
    • Per Åge stenger for nye innmeldinger.
  • Fra møte om turorganisering 2/1-2020: Astrid Bjørnli og Bård Hofstad tar på seg å være turgeneraler i år.
    •  Fra styret ønsker de et klart mandat (forslag: de sørger for å skaffe arrangører til fem faste turer: to nybegynnerturer, vårtur, "femund"-tur og sommertur, og de organiserer idedugnad for helgeturer og for å koble folk som kan arrangere) Vedtak: forslaget til mandat er vedtatt.
    • Turgeneralene ønsker at styret bestemmer om vi kan dekke utgifter for turledere på turer som får preg av kurs (som nybegynnerturene). Diskusjon: Det er en positiv pedagogisk effekt av å betale selv. Vi trenger nybegynnertur for rekruttering, trenger å rekruttere turledere. Hva er nybegynnertur: må skille mellom rolig erfarentur og tur for ekte nybegynnere. Støtter de to nybegynnerturene til Kvenvær. Hvor mye skal vi betale? Det må koste noe å være med på turene, evt ta forhåndsbetalt for hele overnattingen. Må være tydelig hva deltakeravgift dekker. Turledere får overnatting og kjøring. Dekker kostnad for 1 turleder pr 5 nybegynnere. Vedtatt.
    • Hvem hjelper turledere å registrere turer: Nytt system, må prøve å begrense tilgang,  hovedregel: gå via websjef.  Må få litt erfaring med tilganger i weborg.

 

 

  • Årsmøteforberedelser:
    • Formelle frister
      • Årsmøte i praksis senest 27/2. Velger tors 27/2
      • Saksliste og saksdokumenter senest 20/2 (1 uke før)
      • frist for medlemmer til å sende inn saksforslag 13/2 (2 uker før)
      • Innkalling til årsmøte senest 27/1 (1 mnd før)
    • Interne frister:
      • siste styremøte med vedtak av budsjett osv 18/2
      • budsjetter fra fagsjefer: 12/2
      • bidrag fra fagsjefer til årsrapporter 12/2
      • Monica får Alpha til å bokføre, avstemme. Bilag er ferdig ført. Satser på at revisorer kan starte 20 jan. Lager regneark da også. Også i år er det stor forskjell i resultat for avdelinger og totalt. Støtte ikke ført på avdeling?
      • Medlemsmøte: Leif? Mitt padleliv. Spør Trond om tema. Aagot snakker med Leif og Trond.
  • En tvangsendring av vedtekter, se mail til styret@tkk.no den 9.12.2019. Ifølge NIF en ren formalitet som kan vedtas administrativt. Kommentarer til største endringer er vist nedenfor. Ny lovnorm vedtatt. Frode lager en versjon av NIFs mal med riktige navn og data, og informerer medlemmer før årsmøtet. Må få valgkomiteen til å skaffe vara i kontrollkomite.
  • Eventuelt
    • Sverre: utleggsregnskap: ikke lett å lage skjema for utlegg. Wolfgang viste hvordan.

 

 

 

Kommentarer til nye vedtekter. NIF sier dette er rent formelle endringer, som kan vedtas administrativt. Hva er forskjellen fra de gamle?

  • Kjønnsbalanse: hvis kjønnsbalanse ikke er oppfylt må vi nå ha nyvalg.
  • Mer detaljert om nekting av medlemskap, det å frata medlemskap og klageadganger
  • Regnskap: mer detaljert, ikke forskjell i innhold
  • Årsmøte:
    • Nytt krav om kontrollutvalg med 2 medlemmer og en vara (mail fra idrettskretsen: kan døpe om revisorer til kontrollutvalg, må velge vara)
    • Vi har hatt ordning med valg for 2 år, og spesifikasjon av fagsjefer. Dette er ikke med i de nye vedtektene. Det hører kanskje hjemme i organisasjonsplan?
    • Lettere å få til ekstraordinært årsmøte: før 1/3 av medlemmer, nå 1/4 eller 50 stk.
    • Grupper må ha tre styremedlemmer står det. Men i mail fra idrettskretsen sier vi kan organisere som vi vil.