Leder 2020-09-17 21:14:39

15.09.2020 styremøteprotokoll

Styremøte TKK 15/9 2020

Til stede Wolfgang Born, Aagot Opheim, Trine Bjørhusdal, Fernando Fdez-Perez, Egil Storrusten, Monica Engan Døhl, Chris Thomas Skogli, Eirin Malmo, Magne Lysberg, Bård Hofstad, Frode Vassenden

  • Gjennomgang forrige referat
  • Åpning av verkstedet etter koronastenging. Gjort, bestillingsskjema laminert og hengt på døra
  • Vårt innspill til prioritering av idrettsanlegg 2020-2021. Innsendt 14/9
  • Rangøya 2020: Avlyst
  • Burde vi lagt tirsdagpadling og rull&tull under aktiviteter på TKK.no? Gjort
  • Plan videre for sosial gruppa under covid: Sima arrangerer krabbe-tur-piknik 26/9
  • Trondheim havn ønsker seg et grunnkurs før sommeren 2021. Heidi har hatt kontakt
  • Flattvannskajakker på Skansen: Verksted tømt for ukurante kajakker, tre flattvannskajakker er flyttet dit. Fernando ønsker seg plass i reolen, må flytte unna noen havbåter nå når kurssesongen er over
  • Eventuelt
    • Klistremerker med logoen, til å lime på klubbkajakk. Gjennomsiktig eller med refleks. Bilreklame? Allkopi? Trykkmann? Eirin har sjekket og fått et testmerke hos Allkopi, bestill til klubbkajakker 15 cm diam, logo: frode send link
    • Lamineringsmaskin er borte. Let mer i skap

Private grunnkurs

  • kunne det være en ide å la aktivitetsledere bruke klubbens utstyr til "private" grunnkurs, altså kurs utenom klubben? Det som taler for er at i år så har klubben pga korona overhodet ikke greid å dekke behovet for kurs. Men det er også ulemper:
    • Det er uheldig med en privat butikk innafor klubben, både at private bruker klubbutstyr til egen fordel, og at klubbmedlemmer konkurrerer ut de kommersielle kursholderne rundt oss.
    • Det vil bli færre kajakker tilgjengelige for medlemmene i klubben, og når det er klubbaktiviteter.
    • Det blir uklart hvem som har ansvar for det ekstra vedlikeholdet..
    • og noen må ha oversikt, hele tiden gi beskjed så kajakkene ikke er borte når det f.eks er nybegynner tur eller andre arr.
  • Bra med initiativ, men kurs må organiseres og koordineres gjennom klubben som klubbkurs med åpen påmelding.
  • Vedtak: vi åpner ikke for "private" kurs med klubbens utstyr.

Bedre instrukser på tkk.no

  • Det kommer mange spørsmål om hvordan man låner kajakk, en stor andel på engelsk. Kan vi gjøre det lettere å finne fram til den infoen på hjemmesida? Er det lett å lage en engelsk versjon?
  • Ny i klubben, FAQ. Wolfgang tar tak i det
  • Dugnad for å luke i websidene: Alle i styret prøver sette seg i nyinnmeldtes sted og letere etter info på websida. Rapporter forbedringsforslag i delt dokument. Frode: lager delt dokument for tilbakemelding.
  • Et annet spørsmål er hva vi skal gjøre når nyinmeldte sender inn bilde av våttkortet sitt: vi legger medlemmet inn i gruppen "hav godkjent". Aktivitetsledere som har rettigheter kan gjøre det selv, ellers må det gå via Wolfgang eller Magne. 

Referat fra møte med Weborg:

  • ikke helt som forventet: I stedet for å merke seg våre ønsker prøvde Weborg å selge oss noe nytt, appen Spoortz som de har kjøpt. Det ser vanskelig ut å få respons på feilmeldinger. 
  • Wolfgang kan få tilgang til data inni Weborg-systemet. Han ser på eletronisk padlelogg, og ønsker seg adgang til medlemsregisteret. Også for at f.eks Pirbadet skal kunne sjekke om noen er medlem
  • Aagot: tror ikke det er greit å dele medlemsliste med Pirbadet innafor GDPR.  Alternativ med medlemskort? I så fall elektronisk! Det er mulig å logge inn på Weborg, og vise fram at medlemskap er betalt. Chris Thomas kontakter Pirbadet og Skandinavisk for å høre om innlogging er bra nok for dem. Wolfgang prøver å finne ut hva som som skjer med betalingsstatusen den 1 januar, om den settes til ubetalt da? 
    Økonomisk status og medlemsstatus for første halvår. 
  • Monica: regnskap ikke ajour fordi inntekter via Weborg mangler. Må få oversikt over innbetalinger i weborg
  • Uklarhet med hva som er rabattert pris. Det står 375 mens i nettbutikken har vi tatt 400. 375 er gyldig iht årsmøtet fordi rabattert pris ikke ble eksplisitt vedtatt når fullprisen ble hevet til 800. Vi tror menings har vært at rabatten skal være 50%. I så fal må vi endre teksten på websida til 400. Frode: Sjekk årsmøtereferat. Husk dette på årmøtet
  • Spørsmål: hva er skillet mellom barn og ungdom? Vi utvidet ungdomskontingent til 25 år på årsmøtet 2020. Vi tror det er at barn=barn av medlem=gratis, ungdom=unge under 25 år uten foreldre som padler. Uklart. Frode: sjekk vedtekter. 
  • 20 forhenværende medlemmer er fjernet fra listene, etter klaging på mail.
  • Medlemsstatus pr 140920: 423 medlemmer som har betalt

Status sti Ladekaia:

  • kommunen svarer ikke. Egil: vegen er gruset nå og trær fjernet. 
    Hvordan blir det med bassengtrening og korona? Peter Boros, vet du noe om det er noen begrensninger fra Pirbadet?
  • Treninger og kurs går som vanlig i Pirbadet nå, så våre bassengtreninger kan starte som normalt.
    Hvem skal få Krabbeklo? 
  • Per Erling har daljene.
  • Frode: Send mail til alle medlemmer og spør om forslag
    En gjennomgang av forsikringene våre. Båre for at styret skal være informert hva vi ha, og for å diskutere om det er noe vi bør endre.
  • Utsatt

Ny melding fra Fosen-Namsos om endring av padlerute til Munkholmen. Hvordan kan vi informere ikke TKK medlemmer, for eksempel NTNUI padlere?

  • det kom en ny melding om de mener vi skal endre rute og ikke padle rett ved utløpet. 
  • I meldingen skrev han et sted mellom Skansen og Nidelven
    W meldinger om to ulike hendelser ved hurtigbåtkai. Møte Fredrik Overby, FN driftsleder, Kristian Rye, F. Vi forklarte hvordan vi tenkte, akseptert. Mer synlig på nettside, melding til medlemmer, laminert plakat, ved dårlig vær kanalen-ut Ravnkloløpet, kryss på innsida. Få med at det har vært hendelser. Skriv brev om lyssignal. Arranger øvelse, filme. 
    Hva gjør vi med tirsdagspadlingene? 
  • Vi fikk aktivitetsledere til de siste tirsdagene ut september. 
  • Trine: erfaringer: bra for å få i gang folk etter kurs, nye som ikke har tatt kurs i klubben, bra at det ikke er så langt som søndagspadling. Mye stress å følge opp når det manglet aktivitetsleder
  • Forslag til bedre organisering: Kunne aktivitetsleder meldt seg på først? Evt ikke love bort aktivitetsleder? Deleger: lag en tirsdagsansvarlig? Bruk muligheten til å sende ut post til alle aktivitetsledere. 
  • Til våren blir kanskje båtene opptatt til kurs i stedet for tirsdagspadling?
    Åpning av 2 etasje:
  • Medlemmer har spurt om 2 etasje kan åpnes for samling etter søndagstur. Det blir mer og mer aktuelt utover høsten når det blir kaldt. Forslaget var at de som bruker 2 etg bruker pappkrus og rengjør bord og stoler etter seg. 
  • Vedtak: Ja, åpne, men ikke kjøkken enda, bruk pappbeger
  • Heidi må bestille vasking

Er badstua på Ladekaia åpen eller koronastengt?

  • Fridykkerne har ikke brukt badstua etter koronautbruddet
  • Treningsstudio har ofte stengt badstu når garderobe er åpen. 
  • Vedtak: korona stengt. 

Eventuelt: 

  • Aagot info om kommunal støtte: 
    • vi har fått 115 kNOK til kjøp av kajakker fra kommunen(utstyr til idrettsanlegg: budsjettet hav, flattvann, elv 350500 NOK budsjett
    • Frode: Det er viktig å handle mens vi kan! Så får vi fakturaer som kan legges ved rapporten til kommunen. Ellers må vi betale tilbake pengene. 
  • Dobbel kartotekboks:
    • Padlere med båt på Østmarkneset ønsker å ha et kort på Skansen for å føre turer derfra. 
    • Magne: skriv et ekstra kort på den andre stedet, han klarer å telle opp doble kort.
  • Reservasjonsperm: 
    • Femundturen måtte bruke klubkajakker fra begge reolene. Vi har ingen reservasjonsperm på Østmarkneset, så det kunne fort skjedd at noen hadde dratt på tur fra Østmarkneset med en kajakk som skulle til Femunden. 
    • Vi trenger en elektronisk reservasjonsperm som er tilgjengelig begge steder. Et Google-ark? Wolfgang ser på det.