18.01.2022 styremøteprotokoll

Referat styremøte TKK

Tidspunkt: 18. januar 2022 kl. 18.00
Sted: Online

Tilstede:, Ulf Stordalmo, Aagot Opheim, Magne Lysberg, Chris Thomas Skogli, Egil Storrusten. Trine Cecilie Bjørhusdal, Monica Engan Døhl, Judith van Hagen
Anna Ølnes fra valgkomiteen frem til og med sak 3.

Saker:

  1. Godkjenning av referat fra forrige styremøte

    Godkjent

  2. Valg av referent

    Ulf valgt som referent.

  3. Valgkomiteen

    Leder av valgkomiteen er på besøk og orienterer. De ikke hatt møter så langt, kun chat med de to andre i komiteem. 28 verv skal på plass. I 2021 ble det valgt inn 25 personer i forskjellige verv. Det blir sendt ut mail til medlemmene og de som pr dato innehar verv. Bør årsmøtet velge alle de 28 vervene? Kanskje se på organisasjonsplanen (årsmøtet kan endre på organisasjonsplanen). Komiteen vil annonsere på Facebook og oppfordre medlemmer til å vise interesse. Havsjef ytrer at det ikke nødvendigvis velges vara på årsmøtet, men at man finner en assistent (vara) som man kan samarbeide med. Anna tenker at den som blir forespurt til en fagsjefrolle også kan komme med forslag til vara/assistent. Anna foreslår at styret får fullmakt til å erstatte fagsjefer som trekker seg i løpet av perioden (må foreslås endres i org.planen). Havsjef sier at det er mye jobb med utstyr på tre fasiliteter som skal holdes i orden. Kanskje få flere inn som tar ansvar og fordeler oppgavene.

  4. HMS

    Aagot og Ulf har hatt et arbeidsmøte og Aagot presenterer et forslag til hvordan innrapporterte hendelser kan “vaskes” og legges ut på TKK sine hjemmesider. Nåværende system er ikke enkelt å finne frem i og publisering er en utfordring.
    HMS-siden bør utvikles og inneholde mere info sier Judith.
    Melder må få beskjed om at styret har mottatt rapporten sier Judith.
    Styret kan publisere hendelsene på tkk.no/facebook.
    Hvordan skal medlemmene finne frem i rapportene? Wolfgang må styre den tekniske delen.
    Styret er positiv til innholdet i forslaget fra Aagot og Ulf.

  5. Økonomi

    Chris orienterte.

  6. Forberedelser til Årsmøtet.

    Chris orienterte.
    -Tidsplan
    -Budsjett
    -Årsmelding
    -Endring av organisasjonsplanen:
         -Flere roller inn?
         -Færre roller velges på årsmøtet, fagsjefene velger sine assistenter?
         -Styret får fullmakt til å erstatte fagsjefer som trekker seg i løpet av perioden
         -Styrets medlemmer bør lese seg opp på planen og komme med innspill.
         -Står at vasking er dugnadsbasert. Bør endres
    -Endring av vedtekter (Chris legger ut på Årsmøtemappa)

  7. Kajakkfestival

    - Endre til Padlefestival?
    - 4. juni 2022 med jubileumsfest
    - Bruke plenen ved klubbhuset til aktiviteter. Mange forskjellige aktiviteter på vannet.
    - Trondheim Havn har godkjent “partytelt” på plenen.
    - Hente inn ressurspersoner til arrangementforberedelser og gjennomføring.
    - Padletreff for medlemmer (hvis dette skal være et arrangement for publikum, kreves det mye arbeid) - - Fotskatt for “jubileumsfesten”.
    - Påmelding til arrangementet i klubbhuset (jubileumsfesten)
    - Gå tidlig ut med info til medlemmene om festivalen
    - Styret organiserer en arrangementskomite etter årsmøtet.

  8. Mulighet for nye kajakkreoler

    Chris orienterer

  9. Statkraft, TOFA og slalåmporter
    Chris orienterer

  10. Hus

    Hussjef ikke på møtet

  11. TT grunnkurs for Hav

    TT grunnkurs hav for ca.15 ungdommer i april 2022. Forespørsel fra Anne Wagner, fra Trondhjems Turistforening. Vedtak forrige styremøte: Styret er positive til at det holdes kurs for TT som en frivillig organisasjon. Det må inkluderes medlemskap i TKK. Før en avgjørelse må havsjef få komme med innspill. Har havsjef fått info og/eller anledning til å se på dette?

    Havsjefen er positiv. Arrangementet kan gi økt rekruttering av unge til klubben.

  12. Google chat

    Innspill til kommunikasjonskanal for Styret. Skal vi gå over til Google Chat for kommunikasjon internt i styret og ledelsen?
    Vedtak forrige styremøte: Til neste styremøte vurderer vi på Google Chat som alternativ til Facebook.

    Vedtak: Vi dropper forslaget om å gå over til å bruke Google Chat.

  13. Eventuelt

    Havsjef: Etablere en “materialforvalterfunksjon” for Østmarkneset og Jonsvannet. Skansen krever mye og det er behov for 2 personer som reparerer og har kontroll på utstyret. (kajakk, vest, spruttrekk og åre)
    Lage en rollebeskrivelse legges i org.plan?